AI voor groothandel en logistiek
Bestellingen die als pdf, Excel of foto van een bestellijst binnenkomen, klanten die bellen om te vragen waar hun pallet blijft, een binnendienst die de halve dag artikelnummers overtypt: in een groothandel zit het werk in het verwerken, niet in het verkopen. AI leest de orders uit, beantwoordt de standaardvragen en houdt de binnendienst vrij voor klanten die echt aandacht nodig hebben.
Wat kost AI voor een groothandel?
Waarom de binnendienst niet aan verkopen toekomt
Elke klant bestelt op zijn eigen manier: de een mailt een pdf uit zijn inkoopsysteem, de ander stuurt een foto van een handgeschreven lijst via WhatsApp, de derde belt. Alles moet in het ERP, met de juiste artikelnummers, de juiste prijsafspraak en de juiste leverdatum. Daarbovenop komen de vragen: is het op voorraad, wanneer komt het, waar blijft het. Bij een piek loopt de mailbox vol en wacht de klant.
Drie plekken waar AI direct helpt
Orderintake uit de mailbox
De assistent leest een bestelling uit, in welk formaat die ook binnenkomt: pdf, Excel, platte mail of een foto van een bestellijst. Hij matcht de regels aan je artikelbestand, past de prijsafspraak van die klant toe en zet de order als concept klaar in je ERP. Onduidelijke regels markeert hij, zodat de binnendienst alleen de uitzonderingen ziet.
Voorraad- en levertijdvragen
Is artikel X op voorraad, wat is de levertijd, is er een alternatief: de assistent kijkt in je voorraadsysteem en antwoordt direct, via chat, WhatsApp of mail. Bij een backorder stelt hij een vervangend artikel voor of geeft de verwachte datum door.
Waar blijft mijn bestelling
De vraag die elke dag terugkomt. De assistent haalt de status uit je ERP of bij de vervoerder en geeft de klant het antwoord met track-and-trace, ook buiten kantoortijd. Alleen bij een echte afwijking, zoals een pallet die niet is aangekomen, komt de binnendienst erbij.
Situaties uit de dagelijkse praktijk
Wat een assistent overneemt verschilt per groothandel. Vier situaties die bijna overal terugkomen:
Bestellijst als foto via WhatsApp
Een installateur stuurt om zeven uur 's ochtends een foto van zijn lijstje vanaf de bouwplaats. De assistent leest de regels, herkent de artikelen, vraagt na waar een aantal of maat ontbreekt en zet de order klaar. Om acht uur ziet de binnendienst een order die alleen nog een vinkje nodig heeft.
Piekuren aan de telefoon
Maandagochtend belt iedereen tegelijk. De assistent neemt op, beantwoordt vragen over voorraad en levertijd, neemt eenvoudige bestellingen aan en zet de rest met alle gegevens klaar om terug te bellen. De beller hoort altijd dat hij een assistent aan de lijn heeft.
Retour of beschadigde levering
De klant stuurt een foto van de beschadigde doos of het verkeerde artikel. De assistent legt de melding vast met ordernummer en foto, controleert of het binnen de retourtermijn valt en zet de retour of nalevering klaar. De klant krijgt direct een bevestiging.
Terugkerende bestellingen
Klanten die elke maand hetzelfde bestellen, krijgen op het juiste moment een voorstel: dezelfde regels als vorige keer, aangepast aan wat ze sindsdien hebben afgenomen. Eén klik van de klant en de order staat in je systeem.
Probeer het met een foto
Stuur in de chat op deze site een foto van een bestellijst, een pakbon of een beschadigde levering. Je ziet meteen wat de assistent eruit haalt en welke vervolgvraag hij stelt.
Bijvoorbeeld
Een dinsdagochtend bij een technische groothandel
Stel: om acht uur staan er zestig mails in de orderbox, waarvan twaalf bestellijsten in vier verschillende formaten. De assistent heeft ze 's nachts al uitgelezen: tien orders staan als concept in het ERP, twee zijn gemarkeerd omdat een artikelnummer niet klopt of een aantal ontbreekt. De binnendienst controleert de tien in een kwartier, belt de twee klanten en zit om negen uur met de klant die een groter project wil bespreken. Zonder assistent was dat de hele ochtend overtypen geweest.
Wat kost AI voor een groothandel?
Vaste prijs vooraf, na een gratis kennismaking
Elke oplossing krijgt bij ons een vaste prijs vooraf. Die hangt af van wat de assistent moet kunnen (orders uitlezen, voorraadvragen beantwoorden, statusvragen afvangen) en met welke systemen hij moet praten: je ERP, je voorraadsysteem, de vervoerder, WhatsApp. Na een gratis kennismakingsgesprek staat het zwart op wit: wat er wel en niet wordt gebouwd, wat het kost en wanneer het klaar is.
- Eerste versie met één duidelijk afgebakend proces, bijvoorbeeld de orderintake uit de mailbox
- Koppeling met je ERP en voorraadsysteem, geen nieuw systeem erbij voor de binnendienst
- Beheer en updates optioneel vanaf €195 per maand, maandelijks opzegbaar
Wil je eerst weten waar het in jouw bedrijf het meest oplevert? De Werkscan (€495 exclusief btw) brengt dat in kaart met een concreet rapport. Bouw je daarna bij ons, dan verrekenen we dat bedrag volledig.
Meer over de WerkscanZo ziet een Werkscan-rapport eruit
Een fictief voorbeeldrapport, zodat je weet wat je krijgt. Het gaat over een installatiebedrijf; de opzet is voor een groothandel hetzelfde.
Veelgestelde vragen
Werkt dit met mijn ERP?
Meestal wel. Exact, AFAS, SAP Business One, Unit4 en de meeste branchepakketten hebben een koppeling of een importfunctie. Zo niet, dan zet de assistent de order klaar in een formaat dat je systeem wel inleest. Op de koppelingenpagina staat per soort systeem wat er kan.
Wat gebeurt er als een bestellijst onduidelijk is?
Dan vraagt de assistent het na bij de klant, of markeert hij de regel voor de binnendienst. Hij gokt niet. Een order met een onzekere regel gaat nooit automatisch door.
Kent de assistent de prijsafspraken per klant?
Ja, als die in je systeem staan. De assistent past de klantprijs, staffel of korting toe zoals die is vastgelegd. Afspraken die alleen in het hoofd van de verkoper zitten, kent hij niet; dat is meteen een goed moment om ze vast te leggen.
Hoe zit het met klantgegevens en de AVG?
De assistent werkt binnen je eigen systemen en bewaart niets buiten wat jij bepaalt. Welke gegevens hij mag zien en wat hij mag doorgeven, leggen we vooraf schriftelijk vast.
Merkt de klant dat hij met een assistent praat?
Ja, altijd. Aan de telefoon zegt de assistent dat meteen, in de chat en op WhatsApp staat het erbij. Klanten willen vooral snel weten waar hun bestelling blijft; dat krijgen ze.
Lees ook
Benieuwd wat dit voor jouw groothandel betekent?
Vertel in een kort kennismakingsgesprek hoe orders, voorraadvragen en statusvragen nu bij jullie binnenkomen. Je hoort direct waar AI het meest oplevert.
Vraag een kennismaking aan